Professoriblogissa otetaan kantaa yliopistojen ja tutkimuslaitosten ajankohtaisiin asioihin.

1.9.2014

Professorit toimistoapulaisina

Hiljattain oli Savon Sanomissa Riitta Raatikaisen kirjoitus Tee kaikki. Ihan itse. Raatikainen kuvaa, miten korkean koulutuksen hankkineet asiantuntijat sekä yliopistoissa että yrityksissä joutuvat pakertamaan käytännön toimien kimpussa. Ei ole enää ketään, jolle delegoida tehtäviä tai jolta pyytää apua. Professorit ja johtajat järjestävät tapahtumia ja kokouksia, varaavat vieraiden majoitukset, hoitavat matkajärjestelyt ja harmittelevat toimimatonta tulostinta. Avustavaa henkilökuntaa ei lähimailla ole.

Professoriliiton viimekeväisessä Professorin työ 2014 -selvityksessä kävi ilmi, että lähipalvelut ovat vähitellen kadonneet. Asioiden valmistelijoita ei ole, tietokonetukea puuttuu, hankkeiden taloushallintoon ei saa apua, tietojärjestelmät takkuilevat. Verkkosivujen päivityskin pitää  hoitaa itse. Yksi vastaaja toteaa: ”Ei professoreiden tehtävänä voi olla osallistumismaksujen maksaminen, matkajärjestelyt, vieraiden kuljetus vierashuoneisiin, tuntiopetustarpeiden yksityiskohtainen laskeminen, tenttien valvonta, jatko-opiskelijoiden viisumiasiat, suomenkielisten opetusohjelmien opintojaksojen kääntäminen englanniksi, kirjanpitäminen laitoksella käyvistä vieraista, opintojaksojen nimien ja koodien etsiminen hankittaviin tenttikirjoihin.” Professorit näitä hommia kuitenkin näyttävät tekevän.

Vastausaineiston perusteella luetteloa on helppo jatkaa: laatujärjestelmäkuvausten kirjoittaminen, opiskelijoiden henkilökohtaisten opintosuunnitelmien hyväksyminen, tutkimuslaitteistojen kuljetus ja huoltaminen, tarvikehankinnat, muuttotavaroiden kantaminen, opetusohjelman verkkopäivitykset, kirjahankinnat, tutkimusyhteistyön sopimuspapereiden valmistelu, julkaisutietojen vieminen sähköiseen järjestelmään.

Ja toimistoapulaisprofessorin työnkuvaan on vielä lisättävä kokous- ja tapaamistilojen varaaminen. Jos tilakustannuksissa halutaan säästää tai ollaan väistötiloissa ja odotellaan muuttoa parempiin, ei professorillakaan enää välttämättä ole omaa huonetta. On vain joko yhteisiä työhuoneita tai maisemakonttori.

Voidaan helposti perustella sitä, että laitos, osasto, tiedekunta tai yliopisto säästää mieluummin tiloista kuin sanoo työntekijöitään irti. Tästä professorinkin on yhteisen sovun nimissä oltava samaa mieltä. Mutta työn luonteen kannalta oma työhuone olisi kuitenkin tarpeen. Tutkimustyö vaatii sitä, mutta niin vaatii opetuskin.

Yhä suurempi osa professorin opetuksesta on opiskelijan henkilökohtaista ohjausta. Luennot ja seminaarit ovat edelleen ohjelmassa, samoin monilla aloilla harjoitustyyppiset ryhmäopetukset, mutta opiskelijoiden arvostama henkilökohtainen ohjaustyö lisääntyy koko ajan. Jos työhuone on jaettu tai sitä ei ole, on professorin järjestettävä tapaamisensa muualla. Perin hankalaa on, jos lähistöllä ei ole käytettävissä rauhallista ohjaustilaa vaan sellainen pitää joka kerta etsiä erikseen.

Viikoittainen vastaanottoaika on opiskelijoiden akuutteja tarpeita varten (eikä sitäkään voi yhteisessä työhuoneessa tai maisemakonttorissa pitää). Sen sijaan väitöskirjan, gradun tai kandityön ohjauksille tai vaikkapa omaopiskelijan opastuksille ei ole lukujärjestyksessä vakiintunutta aikaa, vaan niistä sovitaan erikseen tai edellisellä tapaamiskerralla.

Niinpä professori etsii sähköisestä järjestelmästä sopivan salin tai huoneen, jättää varauspyynnön ja jää odottelemaan. Vahvistus saapuu sähköpostitse, tai jos huone ei olekaan varattavissa (se on esimerkiksi jonkin muun laitoksen hallinnoimaa tilaa), keskustellaan varauksia hoitavan henkilön kanssa vaihtoehdoista. Kun huoneesta on saatu päätös, jää professorin vastuulle vielä lähettää viesti opiskelijalle siitä, missä huoneessa tapaaminen on.

”Professorit tekevät toimistoapulaisen töitä professorin palkalla”, toteaa vastaaja Professorin työ 2014 -kyselyssä. Onkohan se yliopiston ja tieteen edun mukaista?

Satu Henttonen 02.09.2014
Hienoa Maarit, että nostat tämän asian esille. Yritimme YHL/Pardia sanoa tätä jo kun yliopistojen palvelukeskusta rakennettiin. Meidän jäsenistömme, joka toimii hallinto- ja toimistotehtävissä, työt ovat jatkuvassa muutoksessa sekä organisaatiomuutosten että järjestelmämuutosten vuoksi. Samoin IT-henkilöstö, laboratorio ja kaikki muukin, jota nykyään kutsutaan usein yliopistopalveluiksi. Monilla tehtävät ovat yksipuolistuneet ja vuorovaikutus opetus- ja tutkimushenkilöstön kanssa on jäänyt pois. Ei ole hyödyllistä perustehtävän kannalta mielestämme. Kaikki työ yliopistossa tähtää korkeimpaan opetukseen ja tutkimukseen. yt. - Satu Henttonen, Yliopistojen ja tutkimusalan henkilöstöliitto YHL:n puheenjohtaja

Maarit Valo 03.09.2014
Kiitos kommentista! Juuri noin. Tässäpä olisikin yhteinen vaikuttaminen paikallaan.

Ossi Mäntylahti 08.09.2014
Kiinnitin blogauksessa huomiota kokoushuoneiden varauksen hankaluuteen. Kaikella kunnioituksella tämä on kyllä ns. itseaiheutettu ongelma.

Kaikissa järkevissä yrityksissä kokoushuoneet ovat Microsoft Exchangessa kokoushuoneresursseina ja tällöin niiden varaukseen kuluu aikaa kokousaikaa katsottaessa noin 30 sekuntia.

Miten siis olisi, jos tämä yksinkertainen tietotekninen asia korjattaisiin? Asiantuntevalta konsultilta homma hoituu parissa tunnissa. Asiantuntemattomalta päivä.

(Edellyttäen tietenkin, että organisaatio on valmis tekemään näin vallankumouksellisen asian).

Matti Virtanen 08.09.2014
Monissa yliopistoissa ei tietotekninen osaaminen ole ihan huipputasoa tai jäykät rakenteet estävät tehokkaan toimimisen. Klassinen ongelma on se, että järjestelmät eivät puhu yhteen. Vaikka olisi Exchange, tilavarauksia voi hoitaa jokin aiempi suljettu ja elinkaarensa lopussa oleva järjestelmä, joka ei toimi yhteen uusien hankintojen kanssa.

Teknisissä yliopistoissa, näin esimerkkinä, on yleensä tietotekniikkaa osaava laitos, joiden oppilaiden opinnäytetöillä voisi kartoittaa IT-asioiden, työprosessien ja ohjelmistojen toimivuutta ja tehdä tarvittavia korjauksia koska osaamista on kokonaisvaltaisesti koko alalta. Nämä laitokset edustavat tämän aihepiirin ns. huippuosaamista Suomessa. Ikävä kyllä tietohallinto on voinut sulkea byrokratialla ja kriittisten järjestelmien ulkoistamisella vaikutusmahdollisuudet pois, ja harvalla on innostusta lähteä ideanikkaroimaan organisaation sisällä, kun riskinä on koko uran romuttaminen liian aikaansaavana tai kriittisenä tyyppinä.